Gestão documental e workflow

Gestão documental feita à sua medida e a pensar nas necessidades da sua empresa.

A nossa plataforma de gestão documental e workflow é um software de arquivo electrónico de documentos, que permite o arquivo e classificação de documentos em formato digital, bem como a pesquisa e consulta rápida da informação por toda a empresa.

Para esse efeito dispomos também de diversas impressoras multifunções que são o elo obrigatório neste tipo de solução.

É a solução ideal de gestão documental e workflow para reduzir a circulação de papel nas instituições, informatizando os documentos e libertando o espaço em arquivo do papel acumulado. Os departamentos, ou repositórios de documentos são criados à imagem da instituição ou do arquivo físico de documentos, de modo a reflectir a sua organização.

Características da Solução de Gestão Documental

Workflow

O sistema de workflow distribui a documentação arquivada entre os vários intervenientes de um circuito.
Por exemplo, no caso de uma factura indexada, esta pode ser encaminhada para o circuito de “facturas” e assim os utilizadores são alertados em sequência das acções de aprovação que aguardam uma intervenção.

Arquivo de documentos

O nosso sistema de gestão documental arquiva todo tipo de documentos, independentemente do seu tipo ou proveniência. Os utilizadores autentificados podem criar novos registos e arquivar documentos com as respectivas chaves de classificação.
Os documentos arquivados são automaticamente pesquisáveis pelos utilizadores, independentemente da sua localização.

Segurança

O nosso sistema de gestão documental é protegido com login, pelo que só utilizadores autenticados poderão ter acesso.
Cada utilizador tem características diferentes, pelo que cada utilizador autentificado apenas terá acesso aos respectivos documentos e worflow.

Integração

O nosso sistema de gestão documental pode ser integrado com outros sistemas digitais, produtores de documentação ou informação. Uma acção no ERP ou numa base de dados do cliente pode despoletar um workflow, da mesma forma que um passo no workflow pode alterar o estado de uma base de dados.